¿Cuántas veces nos hemos enfrascado en procesos de mejora de un servicio o proceso en nuestro hospital para, después de invertir mucho tiempo y recursos, descubrir que no tienen tanto impacto en la calidad de atención a los pacientes, o en el manejo eficiente de los recursos? Hay muchas razones por lo que esto puede ocurrir, pero independientemente de sus causas, es la preocupación de muchos profesionales de distintas áreas que buscan optimizar los recursos para lograr mejores resultados. Esta preocupación la compartía el economista italiano Vilfredo Pareto que en el siglo XIX descubrió que el 20% de la población era dueño del 80% de las tierras de Italia, y encontró que esta distribución se repetía en muchos otros casos. Este principio ha demostrado ser una herramienta valiosa para comprender las causas principales de un fenómeno e identificar cómo podemos maximizar nuestros esfuerzos y obtener los máximos resultados.
Por supuesto, esto también se aplica para operaciones diarias de las farmacias hospitalarias, en las que muchas veces una pequeña proporción de los medicamentos o procesos pueden causar la mayor parte de los retrasos o problemas. Identificar estas causas puede ayudar a encontrar soluciones más efectivas y acciones clave para lograr la máxima eficiencia. En esencia, el principio de Pareto sugiere que aproximadamente el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos. En el contexto de una farmacia hospitalaria, esto puede significar, por ejemplo, que el 80% de los eventos adversos los pueden causar solo el 20% de los medicamentos en los que se podrían concentrar nuestros esfuerzos de control y trazabilidad,1 también cómo identificar los medicamentos que tienen un mayor efecto el ahorro del dinero destinado a farmaco,2 o que simplificando la gestión del 20% de los fármacos con más rotación y demanda, podemos mejorar el 80% de las operaciones diarias.
Mejora tu farmacia sin reinventar tus procesos
Con esta idea, lograr cambios dramáticos en tu farmacia no significa cambiar todos tus procesos sino identificar los elementos que tendrán más impacto y generar en ellos cambios profundos. Esto por supuesto también aplica a mejoras como la automatización. Automatizar una sección relativamente modesta de tu farmacia, puede tener un impacto mucho mayor del que imaginas. En el caso de la dispensación y el control de activos, que es una actividad que consume una considerable cantidad de tiempo, un robot puede:
➡ Reducir los tiempos de espera y los errores asociados con la manipulación manual de medicamentos
➡ Evitar desperdicios al disminuir errores en la dispensación o el control de inventarios.
➡ Aumentar la seguridad y el uso racional de los medicamentos gracias a una identificación y control robusto.
➡ Mejorar la calidad de la información y control de la farmacia con una trazabilidad más eficiente.
Estas mejoras pueden parecer marginales, sin embargo, tienen un efecto multiplicador ya que realizar estas actividades de forma manual consume mucho tiempo y personal en labores que si bien son indispensables, son relativamente sencillas. Si analizamos cómo se distribuye el tiempo del personal de farmacia, es muy probable que una alta porción se dedique a estas actividades. Liberar al personal de farmacia de ellas significa que pueda dedicarse a actividades de mayor valor, que pueden aumentar el impacto de los tratamientos, reducir los eventos adversos y mejorar la rentabilidad de la farmacia.
Un proceso que permita la automatización de estas actividades no tiene que generar grandes costos, ya que la mayoría de los sistemas de automatización y robots son tecnologías maduras, con amplia aceptación tanto en la farmacia como en otras áreas, lo que ha provocado una reducción de costos, haciéndolas más accesibles y mejorando el retorno de inversión no solo para grandes farmacias.
Pero ¿Si los robots son más accesibles, porque no solo robotizar y automatizar todo? Esto implicaría costos mucho más elevados, ya no solo por la adquisición sino por la adaptación de espacios, sistemas y usuarios. Como hemos mencionado, el secreto para obtener el máximo impacto está en identificar las áreas que generan la mayor parte del resultado, y esto no se logra con una solución a la que hay que adaptar todo, sino que requiere de un proceso de análisis que lleve a una solución personalizada y flexible para cada farmacia hospitalaria, adaptada a sus necesidades específicas y que garantice una integración eficiente con su infraestructura actual.
Por ello, una mejora de automatización no es solo un robot, sino un proceso que permita identificar las áreas de mayor impacto y adecuar la tecnología a estos requerimientos. En el mismo sentido, automatizar no debe sólo afectar a lo cuantitativo (órdenes entregadas, pacientes atendidos, rotación del inventario, etc.) sino principalmente a la calidad del servicio y de la atención a los pacientes. Cuando una institución de salud tiene claro su objetivo, una solución que permite que los profesionales de la salud dejen de dedicar tiempo a labores administrativas y se concentren en la atención, es una solución que genera un impacto mucho más grande que solo las actividades donde incide directamente y ayuda a mejorar la salud de muchas personas.
El objetivo es mejorar la atención, no tener un robot
El principio de Pareto es una herramienta valiosa que puede ayudar a los farmacéuticos hospitalarios a mejorar la calidad de la atención a los pacientes y el manejo eficiente de los recursos. Al identificar las causas principales de los problemas y enfocar los esfuerzos en estos, los farmacéuticos pueden lograr un impacto significativo con un mínimo de esfuerzo.
La automatización es una de las formas más eficaces de aplicar el principio de Pareto en las farmacias hospitalarias. Los robots pueden automatizar una variedad de tareas, lo que libera al personal para que se concentre en actividades de mayor valor. Esto puede conducir a una mejor atención a los pacientes, una reducción de los errores y una mayor eficiencia.
Sin embargo, la automatización no es la solución para todos los problemas. Es importante identificar las áreas que generan la mayor parte del resultado y concentrar los esfuerzos en estas. También es importante asegurarse de que la automatización se integre de manera eficiente con la infraestructura actual.
Al aplicar el principio de Pareto y la automatización, los farmacéuticos hospitalarios pueden lograr un impacto significativo en la calidad de la atención a los pacientes y el manejo eficiente de los recursos.
Mejora la eficiencia y atención con la automatización de la farmacia hospitalaria
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Al aplicar el principio de Pareto y la automatización, los farmacéuticos hospitalarios pueden mejorar la calidad de la atención a los pacientes y el manejo eficiente de los recursos, este proceso requiere de análisis, acompañamiento y planificación para seleccionar la mejor tecnología.
Referencias
1. Müller F, Dormann H, Pfistermeister B, et al. Application of the Pareto principle to identify and address drug-therapy safety issues. Eur J Clin Pharmacol. 2014;70. doi:10.1007/s00228-014-1665-2
2. Urso F, Marco GD, Carnevale P. CP-074 Application of pareto’s analysis on hospital’s discharge drugs distribution. Eur J Hosp Pharm. 2016;23(Suppl 1):A32-A33. doi:10.1136/ejhpharm-2016-000875.74
Automatización de farmacia y el principio de Pareto