Lo básico del sistema de primeras entradas y primeras salidas para mejorar la calidad de tu inventario
La gestión eficiente del inventario de una farmacia es esencial para garantizar la seguridad de quienes son usuarios de ella y maximizar la rentabilidad de sus operaciones. Una de las estrategias más efectivas para lograrlo es la implementación del método de primeras entradas, primeras salidas, conocido por sus siglas en inglés FIFO (First In, First Out), que asegura que los productos que llegán primero al almacen, sean los primeros que salgan, evitando la caducidad de los productos y reduciendo las pérdidas. En otras palabras, el método FIFO consiste en evitar que salgan antes del almacen productos con menores caducidades, evitando que los productos más cerca de caducar se queden atorados. En el caso delos médicamentos esto puede ser crucial para evitar que un farmaco costoso no se usado debido su caducidad.
El método FIFO es una práctica de gestión de inventario que consiste en utilizar primero los productos que fueron adquiridos o producidos primero. Esto significa que los productos más antiguos se consumen o venden antes que los más nuevos, evitando así que los productos caduquen en el almacén y se conviertan en pérdidas para la empresa.
En las farmacias, donde la caducidad de los productos puede tener consecuencias graves para la salud de los pacientes y para la reputación de la empresa, el método FIFO es especialmente relevante. Al utilizar el método FIFO, las clínicas, hospitales y farmacias comunitarias pueden minimizar el riesgo de tener productos vencidos en stock, asegurando que siempre se utilicen primero los productos que tienen mayor riesgo de quedar rezagados.
Encuentra opciones para automatizar tu farmacia AQUÍ
¿Qué necesito para implementar FIFO en mi farmacia?
El método FIFO requiere un proceso de implementación para hacerlo funcional. Si se puede contar antes con un análisis del inventario actual, que incluya el espacio disponible para almacenamiento, los limites presupuestales y la rotación de productos. En el proceso será importante definir cual es el objetivo principal que se quiere alcanzar con el método. ¿Quéremos reducir el desperdicio por caducidades? ¿Nos preocupa más optimizar el espacio de almacenamiento? ¿Nuestro problema es una baja rotación de inventarios?
Ya con un objetivo principal, se pueden selecionar los métodos especificos de implementación. Para ello es necesario clasificar y etiquetar todos los productos de acuerdo a su fecha de recepción y vencimiento. Esto se puede lograr usando etiquetas especificas, o usando los identificadores del producto como los códigos de barras, o bien empleando ubicaciones especificas dentro del almacen.
Una vez identificados y registrados, los movimientos de los farmacos deben ser monitorizados de forma regular para verificar que la rotación de los productos sea la esperada e identificar productos próximos a vencer. Para esta actividad, el contar con el inventario digitalizado y un sistema de gestión por software puede reducir la carga de trabajo y permitir la identificación automática de productos en condiciones de riesgo.
Para que la implementación de un método FIFO sea exitoso es importante que el personal de la farmacia se involucre en el proceso, comprenda su funcionamiento y la importancia de su implementación, así como pueda contribuir a su adaptación para que funcione de acuerdo a los procesos que ya estan implementados en la farmacia.
Existen ya herramientas que permiten simplificar la implementación y el seguimiento de los productos. Una de ellas es el uso de etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) que permiten para rastrear los productos en tiempo real, sin conteos manuales y con monitoreo constante. El uso de software de gestión de inventario también puede ser un factor que facilite la adopción del método ya que estos sistema hacen más sencilla la identificación de los productos con con más tiempo en el almacen y las fechas de caducidad.
Estos sistemas se pueden combinar con sistemas de almacenamiento inteligente, desde cajoneras de alta eficiencia en el manejo del espacio, pasando por gabinetes con sistemas de identificación por LED o con lectores de etiquetas RFID, hasta los robots de farmacia que se encargan de todo el proceso de manera automátizada. Estos elementos hacen mucho más sencillo la gestión del método FIFO y aportan beneficios adicionales a la gestión de medicamentos.
Beneficios del método FIFO en la farmacia
Una farmacia con el método FIFO reduce significativamente el riesgo de tener productos vencidos en stock, lo que garantiza la seguridad y eficacia de los tratamientos, reduce las perdidas económicas y mejora la calidad de la atención. Adicionalmente, la organización del inventario permite reducir los tiempos de dispensación y mejorar el aprovechamiento del espacio de almacenamiento.
Todo esto tiene impacto en los costos del manejo de la farmacia. Al evitar la caducidad de los productos, se reducen las pérdidas financieras asociadas con el desperdicio de productos vencidos, lo que contribuye a la rentabilidad del establecimiento de salud y optimiza su uso del capital de trabajo.
Finalmente, el método FIFO puede ser clave para mejorar el uso de los médicamentos, reduciendo el riesgo de uso de farmacos caducos, pero también ayudando a tener un abasto oportuno y mayor visibilidad de la disponibilidad de opciones terapéuticas.
¿Es el método FIFO adecuado para mi farmacia?
En resumen, el método FIFO es una estrategia efectiva para gestionar el inventario tanto en farmacias comunitarias como hospitalarias, asegurando que los productos más antiguos se utilicen primero y reduciendo el riesgo de caducidad y pérdidas. En las farmacias hospitalarias, el principal beneficio es la seguridad del paciente, ya que se evitan errores de medicación y reacciones adversas por la administración de medicamentos vencidos.
Ya que las farmacias hospitalarias manejan un mayor volumen de medicamentos y una mayor variedad de productos el método FIFO puede significar un reto mayor, pero también reducir los costos en especial en médicamentos de alto costo y díficil manejo.
¿Que herramientas puedo usar?
En Technodomus, entendemos la importancia de gestionar eficientemente el inventario farmacéutico. Por ello hemos buscado soluciones diseñadas para ayudarte a implementar el método FIFO de manera efectiva para que se pueda funcionar en el menor tiempo posible y con la mayor eficiencia, como cajoneras, sistemas de almacenamiento inteligente, y comenzamos la introducción de sistemas de RFID.
Puedes solicitar una demostración de nuestras soluciones para optimizar la gestión de tu inventario en el siguiente enlace. ¡Estamo para ayudarte a mejorar la eficiencia y seguridad de tu establecimiento!
